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作為建筑工程的重要組成部分，施工資料不僅記錄了工程施工的詳細(xì)信息，是工程實體實施過程中的“見證者”，更是工程質(zhì)量評定的重要依據(jù)，也是工程竣工驗收、和竣工驗收備案的必要條件，同時也為后期建筑物進(jìn)行技術(shù)改造升級、維修、改擴建提供重要依據(jù)。
施工資料覆蓋工程施工全周期，貫穿工程從立項到竣工的全流程，根據(jù)工程不同階段，可將施工資料分為：開工前準(zhǔn)備階段資料、施工過程階段資料、竣工驗收資料。
（1）開工前準(zhǔn)備階段，主要包括項目立項批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等行政審批文件；以及地質(zhì)勘察報告、施工圖設(shè)計文件、圖紙會審記錄、經(jīng)監(jiān)理（或業(yè)主）批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計或施工方案、開工報告等技術(shù)基礎(chǔ)資料。
（2）施工過程階段，涵蓋設(shè)計變更、工程測量、技術(shù)交底記錄、施工日志、材料/構(gòu)配件進(jìn)場檢驗報告（如鋼筋力學(xué)性能檢測報告、混凝土強度試驗報告）、新材料、新技術(shù)、新工藝施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、砼開盤報告、砼施工記錄、砼配合比計量抽查記錄、工程質(zhì)量事故報告單、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程質(zhì)量驗收記錄等動態(tài)過程資料。
（3）竣工驗收階段，有竣工圖、竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位出具）、沉降觀測記錄、消防/環(huán)保等專項驗收文件，以及工程竣工結(jié)算書等。
施工資料按管理功能與屬性，可分為技術(shù)資料、管理資料、質(zhì)量控制資料、施工記錄、其他資料，詳見下表：
分類 包含內(nèi)容 核心作用 技術(shù)資料 施工圖、圖紙會審記錄、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計、施工方案、竣工圖 指導(dǎo)施工技術(shù)實施，驗證工程技術(shù)指標(biāo)是否達(dá)標(biāo) 管理資料 招投標(biāo)文件、施工合同、施工日志、進(jìn)度計劃、安全文明施工記錄、工程開工報告、竣工報告等 規(guī)范項目管理流程，明確各方權(quán)責(zé)與工程進(jìn)度 質(zhì)量控制資料 施工原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的出廠合格證、進(jìn)場檢驗報告（如混凝土，水泥、鋼筋等） 、材料復(fù)試報告、檢測試驗報告、分部分項工程質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收報告、專項驗收文件 證明工程質(zhì)量符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，是竣工驗收的核心依據(jù) 過程記錄 施工記錄、施工試驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程測量記錄、沉降觀測記錄等 工程最基礎(chǔ)、最核心的組成部分，是施工過程的“原始憑證” 其他資料 工程變更單、洽商記錄、會議紀(jì)要、材料設(shè)備合格證 補充說明工程變更與過程協(xié)調(diào)情況，完善資料鏈條
施工資料的管理要求。施工單位是施工資料的編制主體，負(fù)責(zé)施工日志、技術(shù)交底、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、竣工圖等過程資料。
按《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）要求，組卷需有封面、卷內(nèi)目錄、備考表，文件排列順序為“批復(fù)在前、請示在后，正文在前、附件在后”。
施工資料應(yīng)按單位工程進(jìn)行組卷，專業(yè)承包工程如電梯、消防、鋼結(jié)構(gòu)、玻璃幕墻等可由專業(yè)單位單獨組卷；其中，電梯應(yīng)按型號按每臺單獨組卷；室外工程按土建環(huán)境、安裝工程分別組卷，施工資料目錄應(yīng)與資料一同組卷。
所有資料需有編制人、審核人、審批人簽字（或蓋章），涉及多方確認(rèn)的資料如隱蔽驗收需施工、監(jiān)理單位共同簽字，確保有效性。
歸檔流程：竣工后，施工單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，將完整的施工資料整理組卷，移交建設(shè)單位；建設(shè)單位需在竣工驗收后6個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合要求的歸檔資料。
歸檔套數(shù)不少于城建檔案館要求；保存期根據(jù)工程性質(zhì)和地方規(guī)定確定；檔案應(yīng)完整、真實、有效，具有可追溯性。
施工資料常見問題與預(yù)防措施：
常見問題 危害 預(yù)防措施 資料編制滯后于施工進(jìn)度 導(dǎo)致資料與實際施工不符，無法真實反映工程質(zhì)量，影響驗收 建立“施工同步、資料同步”機制，要求施工班組每日提交過程記錄，資料員實時整理 資料填寫不規(guī)范（如字跡潦草、數(shù)據(jù)錯誤） 降低資料有效性，可能被駁回重新編制，延誤驗收 制定資料填寫標(biāo)準(zhǔn)模板，明確字體、格式、數(shù)據(jù)精度要求，定期對資料員進(jìn)行培訓(xùn) 簽字蓋章遺漏或代簽 資料無法律效力，驗收時被判定為無效文件 建立“簽字審批流程表”，明確每類資料的簽字人，監(jiān)理單位定期核查資料簽字完整性 資料丟失或損壞 無法補全的關(guān)鍵資料（如隱蔽驗收記錄）會導(dǎo)致驗收受阻 采用“紙質(zhì)+電子”雙備份，紙質(zhì)資料存放在干燥通風(fēng)的檔案柜，電子資料加密存儲并定期備份
施工資料管理的主要依據(jù)包括：《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《建設(shè)工程項目管理規(guī)范》GB/T 50326、《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300-2013）及地方建設(shè)工程竣工檔案編制規(guī)定，以上規(guī)范明確了資料歸檔的范圍、組卷要求、移交流程，是資料管理的核心標(biāo)準(zhǔn)。
