來源：深圳市建設(shè)工程文件歸檔與檔案驗(yàn)收移交指南 

參考學(xué)習(xí)，具體請(qǐng)按當(dāng)?shù)貦n案館要求

一、 立卷應(yīng)遵循下列原則：

1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用；

2 工程文件應(yīng)按不同的形成、整理單位及建設(shè)程序，按工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖分別進(jìn)行立卷，并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；

3 一項(xiàng)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程立卷；建設(shè)工程項(xiàng)目中由多個(gè)單位工程組成時(shí)，公共部分的文件可以單獨(dú)組卷；當(dāng)單位工程檔案出現(xiàn)重復(fù)時(shí)，原件可歸入其中一個(gè)單位工程，其他單位工程不需要?dú)w檔，但應(yīng)說明清楚；

4 不同載體的文件應(yīng)分別立卷。

二、 立卷應(yīng)采用下列方法：

1 監(jiān)理文件應(yīng)按單位工程、分部工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行立卷；

2 施工文件應(yīng)按單位工程、分部（分項(xiàng)）工程或?qū)I(yè)進(jìn)行立卷；

專業(yè)承（分）包施工的分部、子分部（分項(xiàng)）工程應(yīng)分別單獨(dú)立卷；室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨(dú)立卷；當(dāng)施工文件中部分內(nèi)容不能按一個(gè)單位工程分類立卷時(shí)，可按建設(shè)工程立卷；

3 竣工圖應(yīng)按單位工程分專業(yè)進(jìn)行立卷。

4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊(cè)的工程文件宜保持原狀。

三、卷內(nèi)文件排列

1 卷內(nèi)文件應(yīng)按工程文件歸檔范圍（附件 1）的類別和順序排列。

2 文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應(yīng)分開，并應(yīng)按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

3 圖紙應(yīng)按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號(hào)順序排列。

4 當(dāng)案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí)，文字材料應(yīng)排在前面，圖紙應(yīng)排在后面。

四、案卷編目

4.1編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，使用打號(hào)機(jī)以黑色印油打號(hào)；

2 頁號(hào)編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；

3 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

4.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前；

2 序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫，竣工圖以一張圖紙為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注；

3 責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；

4 文件編號(hào)應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；

5 文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題，擬寫標(biāo)題外應(yīng)加“[]”符號(hào)；文件標(biāo)題不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的，原文件標(biāo)題照寫，并在其后擬寫補(bǔ)充標(biāo)題，以“[]”符號(hào)標(biāo)識(shí)；

6 日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應(yīng)填寫編制日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示；

7 頁次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號(hào)；

8 備注應(yīng)填寫需要說明的問題，如“復(fù)印件”“電子證照打印件”、頁次變動(dòng)情況等；

9 案卷序號(hào)應(yīng)填寫本案卷在該工程案卷總量中的順序號(hào)；

10 竣工圖應(yīng)逐張編制卷內(nèi)目錄。

4.3卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后

2 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)及立卷單位對(duì)案卷情況的說明，如頁次變動(dòng)、頁號(hào)重（漏）號(hào)、文件破損、污染等；

3 立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名；年、月、日應(yīng)按立卷、審核時(shí)間填寫；

4 直接裝盒的圖紙卷可在卷盒上填寫和簽署卷內(nèi)備考表。

5.3.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

1 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序；

2.檔號(hào)由分類號(hào)、年度和流水號(hào)組成，建設(shè)單位完成檔案驗(yàn)收并在“深圳市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)”上傳簽字蓋章后的檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或含檔案驗(yàn)收結(jié)論的工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，經(jīng)審核后，系統(tǒng)自動(dòng)生成檔號(hào)，由建設(shè)單位在案卷封面、檔案盒封面及檔案盒背脊填寫；

4 保管期限由檔案接收保管單位填寫，移交單位無需填寫；

5 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者；

6 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期；

7 密級(jí)填寫應(yīng)按國家保密法規(guī)相關(guān)條例執(zhí)行，立卷單位不可隨意填寫；

8 一個(gè)卷盒裝有兩個(gè)及兩個(gè)以上案卷的，應(yīng)當(dāng)填寫案卷起止號(hào)。