封面采用橫向幅面，封面上方注明收發(fā)文登記簿（加粗微軟雅黑初號字），在幅面的下方填寫本項目工程招標(biāo)時是以哪個單位承接的名稱及本工程的項目經(jīng)理部全稱。（收發(fā)文登記簿必須要封面）

發(fā)文日期填寫發(fā)出文件的時間，序號以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號，簽發(fā)人填寫文件的簽字或發(fā)放人，發(fā)文號填寫發(fā)文的文件號，文件標(biāo)題填寫發(fā)文的標(biāo)題的全稱，受控號，本次發(fā)文是否受控，受控的文件填寫文件的編號，收文者填寫收到文件的部門或者人，份數(shù)填寫發(fā)文的份數(shù)，簽收人收到這份來文的人簽字。

收文日期填寫收到文件的日期，序號以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號，來文號，這份來文的文件編號，文件標(biāo)題填寫收文的標(biāo)題的全稱，受控號，收到的文件是受控的就填寫它是受控號，份數(shù)填寫收到的文件的份數(shù)，收回日期，這份文件的收回的日期。 

封面采用橫向幅面，封面上方注明圖紙接收及分發(fā)臺賬（加粗微軟雅黑初號字），幅面中間是工程效果圖，在幅面的下方填寫本項目工程招標(biāo)時公司名稱及本工程的項目經(jīng)理部全稱

工程名稱填寫本項目的全稱，序號以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號，圖紙編號填寫圖紙的圖號，圖紙的名稱填寫圖紙具體名稱（XXX建筑圖）接受套數(shù)填寫接受的圖紙?zhí)讛?shù)，實際套數(shù)填寫這份圖紙的原始的實際套數(shù)， 每套數(shù)量填寫這套圖紙張數(shù)，出圖日期填寫出版這套圖紙的日期，圖紙收到日期 填寫圖收到時間，圖紙狀態(tài)填寫圖紙是否完整或破損，圖紙分發(fā)日期填寫下發(fā)的時間。

  圖紙分發(fā)部門（套數(shù)）及人員簽字一欄里填寫圖紙下發(fā)的相關(guān)部門簽字和圖紙?zhí)讛?shù) ，作廢圖紙編號，如這份圖紙作廢就注明圖紙的編號，回收日期填寫收回圖紙的日期，登記人填寫圖紙接受及分發(fā)臺賬的保管者。

文件借閱登記表

登記單位填寫借用文件的單位，文件編號填寫文件原有的文號，文件標(biāo)題這份文件的全稱，借件人，借這份文件的人簽名，借用日期，借文件的日期，歸還日期，還回文件的日期。

記錄清單

記錄清單分為項目記錄清單和技術(shù)部記錄清單，項目記錄清單根據(jù)工程實際施工所用到的表及臺賬來增加和刪減記錄清單上的表，必須加上當(dāng)?shù)貦n案館歸檔目錄。

技術(shù)文件收文處理單

收文編號填寫收文的編號，這個編號是根據(jù)收來的文件的順序所編的號；時間是收到來文處理的時間，來文單位是出具這份文件的單位，標(biāo)題是來文的主題內(nèi)容，擬辦和批示是項目經(jīng)理下達的意見及批示，擬發(fā)放部門這份來文要發(fā)放的相關(guān)部門，（在相關(guān)的部門打√或注明套數(shù)）如果是技術(shù)文件有總工簽字，其它的項目經(jīng)理簽字。 

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理臺賬

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文件編號填寫文件的文號，文件名稱填寫按國標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)、圖集分類填寫，只填項目技術(shù)部主控的技術(shù)規(guī)范及圖集，技術(shù)管理文件只填管理部門各級與技術(shù)管理相關(guān)的管理文件，都分級填寫，管理部門填寫項目技術(shù)部，修訂狀態(tài)指修改、換版，保存形式填寫紙版文件或電子版。

施工文件對照核查表

項目資料員在每個月22日收集本月本部門資料，25日前完成對項目資料的核查并填寫核查表，填寫完成由項目總工進行復(fù)查確認簽字后，在每個月的27日前上報分公司技術(shù)部并留存歸檔原件。分公司在每月30日前對施工文件對照核查表進行復(fù)查并進行通報，項目部應(yīng)限期完成整改。

施工文件對照核查表

施工文件對照核查表是對工程施工過程中資料的真實情況，以表格的形式記錄下來 ，從中可以看出資料的連慣性、收集核查及時性，資料是否齊全交圈。 

施工文件對照核查表應(yīng)反映實際資料狀況，不得為應(yīng)付檢查作假。