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01、整理過(guò)程分解
01、分類 建設(shè)項(xiàng)目存檔文件分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照存檔文件材料的階段、性質(zhì)、內(nèi)容等，對(duì)文件材料進(jìn)行有層次的區(qū)分。 02、編排 在分類的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，對(duì)存檔文件進(jìn)行排列、排序、組合。按文件性質(zhì)排列，按事由結(jié)合時(shí)間、工序、品種、重要程度等進(jìn)行排序。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 最低一級(jí)類目是指分類已經(jīng)完結(jié)，存檔文件不再有類別的區(qū)分。 03、組卷 將存檔文件，依其在形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組合成為保管單位—案卷。 04、補(bǔ)缺 對(duì)沒有及時(shí)存檔的、遺漏的、簽字簽章手續(xù)不全的、文件材質(zhì)不符合規(guī)定的，認(rèn)真核對(duì)檢查，及時(shí)更正、補(bǔ)缺、復(fù)印。 05、編號(hào) 對(duì)已經(jīng)組合成卷的存檔文件，按文件特性進(jìn)行編號(hào)，按排列順序逐件編號(hào)標(biāo)注；或在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。如果不能一次完成，可先臨時(shí)標(biāo)注。 06、編目 編寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封皮、脊背、檔號(hào)等。 07、裝訂 存檔文件按卷裝訂成冊(cè)，也可采取不裝訂方式。 08、裝盒 按擋號(hào)順序裝入檔案盒，并編寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。標(biāo)明總卷數(shù)和盒中卷次。 02、文件級(jí)整理方法 文件級(jí)整理方法，就是將存檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒。件是存檔文件的整理單位。通常確定件的情況為： ①每份文件為一件。 ②文件正本與定稿為一件。如定稿過(guò)厚不易裝訂(法規(guī)性文件歷次修改稿)，也可單獨(dú)作為一件，即正本和定稿各為一件。 ③正文和附件為一件。如附件多，且過(guò)厚，不易裝訂，也可單獨(dú)作為一件，即正文和附件各為一件。 ④原件與復(fù)制件為一件。 ⑤來(lái)文和復(fù)文為一件。如請(qǐng)示與批復(fù)、申請(qǐng)與許可、函與復(fù)函、報(bào)告與批示等，雖是兩個(gè)不同責(zé)任者產(chǎn)生于兩個(gè)單位的獨(dú)立文件，但由于其內(nèi)容相同，又存在因果邏輯關(guān)系，利用時(shí)需要相互印證，因此不易分散，應(yīng)作為一件。 ⑥轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者是貫相執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，兩者在發(fā)揮效力方面難以分割，所以應(yīng)作為一件。 ⑦正文與文件處理單為一件。文書處理工作比較規(guī)范的項(xiàng)目，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或批辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的鑒批條等，這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成和辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，所以應(yīng)與文件作為一件。 ⑧報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、期刊等，一冊(cè)為一件。 ⑨會(huì)議文件。一次會(huì)議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件，等等。 03、案卷級(jí)整理方法 案卷級(jí)整理方法，即傳統(tǒng)的組卷方法，就是將存檔文件以卷為單位進(jìn)行分類、排序、組卷、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒。 案卷是一組互有聯(lián)系的文件集合體，是現(xiàn)階段檔案的基本保管單位。其內(nèi)在屬性是卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，外在表現(xiàn)形式是用卷皮包裝起來(lái)的若干份文件。 案卷級(jí)整理方法比較適合建設(shè)項(xiàng)目存檔文件的整理。 01案卷級(jí)整理保持存檔文件系統(tǒng)性 建設(shè)項(xiàng)目文件具有非常明顯的系統(tǒng)成套特性。建設(shè)項(xiàng)目文件其內(nèi)在關(guān)聯(lián)性非常強(qiáng)，反映了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系，最終存檔都要按照其有機(jī)聯(lián)系形成完整的系列，成套收集，成套存檔，成套保存。 因此將一組互有聯(lián)系的文件組卷在一起，能充分體現(xiàn)文件的來(lái)龍去脈和辦理運(yùn)行過(guò)程。 02案卷級(jí)整理便于管理和利用 在分類的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，對(duì)存檔文件進(jìn)行排列、排序、組合。按文件性質(zhì)排列，按事由結(jié)合時(shí)間、工序、品種、重要程度等進(jìn)行排序。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 最低一級(jí)類目是指分類已經(jīng)完結(jié)，存檔文件不再有類別的區(qū)分。 04、整理辦法的選擇 立檔項(xiàng)目有大有小，即便是大小相同的項(xiàng)目，由于其屬性不同，產(chǎn)生的文件數(shù)量也不同。大項(xiàng)目形成文件多至幾萬(wàn)份，少至幾千份，而一些中、小項(xiàng)目只有幾百份到幾千份，形成的文件數(shù)量相差很多倍。面對(duì)千差萬(wàn)別的立檔項(xiàng)目和其所形成的數(shù)量不同的文件以及辦公自動(dòng)化的程度、檔案人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平等，并不要求各項(xiàng)目單位必須采用同樣的方法去整理文件，而應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，擇優(yōu)選用，無(wú)論選擇哪種方法，最終目的就是便于檔案的保管和利用。 文章來(lái)源《城市建設(shè)與工程項(xiàng)目檔案管理》
