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01、整理過程分解
01、分類 建設(shè)項目存檔文件分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準，按照存檔文件材料的階段、性質(zhì)、內(nèi)容等，對文件材料進行有層次的區(qū)分。 02、編排 在分類的最低一級類目內(nèi)，對存檔文件進行排列、排序、組合。按文件性質(zhì)排列，按事由結(jié)合時間、工序、品種、重要程度等進行排序。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 最低一級類目是指分類已經(jīng)完結(jié)，存檔文件不再有類別的區(qū)分。 03、組卷 將存檔文件，依其在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組合成為保管單位—案卷。 04、補缺 對沒有及時存檔的、遺漏的、簽字簽章手續(xù)不全的、文件材質(zhì)不符合規(guī)定的，認真核對檢查，及時更正、補缺、復(fù)印。 05、編號 對已經(jīng)組合成卷的存檔文件，按文件特性進行編號，按排列順序逐件編號標(biāo)注；或在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。如果不能一次完成，可先臨時標(biāo)注。 06、編目 編寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封皮、脊背、檔號等。 07、裝訂 存檔文件按卷裝訂成冊，也可采取不裝訂方式。 08、裝盒 按擋號順序裝入檔案盒，并編寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。標(biāo)明總卷數(shù)和盒中卷次。 02、文件級整理方法 文件級整理方法，就是將存檔文件以件為單位進行分類、排序、編號、編目、裝訂、裝盒。件是存檔文件的整理單位。通常確定件的情況為： ①每份文件為一件。 ②文件正本與定稿為一件。如定稿過厚不易裝訂(法規(guī)性文件歷次修改稿)，也可單獨作為一件，即正本和定稿各為一件。 ③正文和附件為一件。如附件多，且過厚，不易裝訂，也可單獨作為一件，即正文和附件各為一件。 ④原件與復(fù)制件為一件。 ⑤來文和復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、申請與許可、函與復(fù)函、報告與批示等，雖是兩個不同責(zé)任者產(chǎn)生于兩個單位的獨立文件，但由于其內(nèi)容相同，又存在因果邏輯關(guān)系，利用時需要相互印證，因此不易分散，應(yīng)作為一件。 ⑥轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者是貫相執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，兩者在發(fā)揮效力方面難以分割，所以應(yīng)作為一件。 ⑦正文與文件處理單為一件。文書處理工作比較規(guī)范的項目，文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或批辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的鑒批條等，這些表單真實地記錄了文件的形成和辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，所以應(yīng)與文件作為一件。 ⑧報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。 ⑨會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件，等等。 03、案卷級整理方法 案卷級整理方法，即傳統(tǒng)的組卷方法，就是將存檔文件以卷為單位進行分類、排序、組卷、編號、編目、裝訂、裝盒。 案卷是一組互有聯(lián)系的文件集合體，是現(xiàn)階段檔案的基本保管單位。其內(nèi)在屬性是卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，外在表現(xiàn)形式是用卷皮包裝起來的若干份文件。 案卷級整理方法比較適合建設(shè)項目存檔文件的整理。 01案卷級整理保持存檔文件系統(tǒng)性 建設(shè)項目文件具有非常明顯的系統(tǒng)成套特性。建設(shè)項目文件其內(nèi)在關(guān)聯(lián)性非常強，反映了項目實施過程的有機聯(lián)系，最終存檔都要按照其有機聯(lián)系形成完整的系列，成套收集，成套存檔，成套保存。 因此將一組互有聯(lián)系的文件組卷在一起，能充分體現(xiàn)文件的來龍去脈和辦理運行過程。 02案卷級整理便于管理和利用 在分類的最低一級類目內(nèi)，對存檔文件進行排列、排序、組合。按文件性質(zhì)排列，按事由結(jié)合時間、工序、品種、重要程度等進行排序。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 最低一級類目是指分類已經(jīng)完結(jié)，存檔文件不再有類別的區(qū)分。 04、整理辦法的選擇 立檔項目有大有小，即便是大小相同的項目，由于其屬性不同，產(chǎn)生的文件數(shù)量也不同。大項目形成文件多至幾萬份，少至幾千份，而一些中、小項目只有幾百份到幾千份，形成的文件數(shù)量相差很多倍。面對千差萬別的立檔項目和其所形成的數(shù)量不同的文件以及辦公自動化的程度、檔案人員的計算機技術(shù)水平等，并不要求各項目單位必須采用同樣的方法去整理文件，而應(yīng)該結(jié)合實際，擇優(yōu)選用，無論選擇哪種方法，最終目的就是便于檔案的保管和利用。 文章來源《城市建設(shè)與工程項目檔案管理》
