監(jiān)理文件資料應在工程建設監(jiān)理過程中同步形成，并應真實反映工程的建設情況和監(jiān)理工作成效，內容完整，結論明確，字跡清晰，簽字、蓋章手續(xù)齊全。監(jiān)理文件資料的形成、積累、組卷和歸檔應完整、真實、有效。

一、監(jiān)理文件資料管理應符合下列規(guī)定：

1、工程監(jiān)理單位應制定完善的監(jiān)理文件資料組卷、歸檔、保存、檢查等管理制度；

2、監(jiān)理文件資料由總監(jiān)理工程師負責組織整理并宜指定專人管理；

3、項目監(jiān)理機構應在第一次工地會議中建立工程信息傳遞流程和各參建單位的文件資料收發(fā)管理專人負責制度；

4、監(jiān)理文件資料的審核、審批、簽認不應代審、代簽及越級簽認，不應隨意修改、偽造或故意撤換。監(jiān)理文件資料編制、填寫的文字、圖表應丙容詳實，印章清晰可辨。

二、監(jiān)理基本文件資料分類

1. 監(jiān)理管理文件資料

2. 質量控制類文件

3. 造價控制類文件

4. 進度控制類文件

5. 安全生產(chǎn)管理監(jiān)理文件

6. 合同管理文件資料

7. 竣工驗收文件資料

三、監(jiān)理文件資料清單

1) 勘察設計文件、建設工程監(jiān)理合同及其他合同文件

2) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則

3) 設計交底和圖紙會審會議紀要

4) 施工組織設計、 (專項)施工方案、施工進度計劃

5) 分包單位資格報審文件資料議紀要

6) 施工控制測量成果報驗文件資料

7) 總監(jiān)理工程師任命書，工程開工令、暫停令、復工令，工程開工或復工報審文件資料

8) 工程材料、構配件、設備報驗文件資料

9) 見證取樣和平行檢驗文件資料

10) 工程質量檢查報驗資料及工程有關驗收資料

11) 工程變更、費用索賠及工程延期文件資料

12) 工程計量、工程款支付文件資料

13) 監(jiān)理通知單、工作聯(lián)系單與監(jiān)理報告報審文件資料

14) 第一次工地會議、監(jiān)理例會、專題會議等會議紀要

15) 監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄

16) 工程質量或生產(chǎn)安全事故處理文件資料

17) 工程質量評估報告及竣工驗收監(jiān)理文件資料

18) 監(jiān)理工作總結

四、危大工程安全生產(chǎn)管理文件資料

1. 項目監(jiān)理機構應將危大工程專項方案審查結果、危大工程安全生產(chǎn)管理監(jiān)理實施細則、危大工程專項巡視檢查記錄、超過一定規(guī)模的危大工程旁站記錄、驗收及整改等相關資料納入危大工程安全生產(chǎn)管理監(jiān)理檔案。

相關資料：全套 危大、現(xiàn)場安全、文明施工旁站、巡檢表和填寫實例，包含安全文明、臨時用電、三寶四口，高支模，腳手架、龍門架、吊籃，起重機械安裝、吊裝、施工電梯、升降機，深基坑、土方開挖、人工挖孔，卸料平臺、操作平臺，預應力、幕墻、鋼結構相關，每個分類下面再包含相應的分項工程的巡檢、旁站、驗收表

五、旁站記錄要求

1) 旁站記錄由監(jiān)理人員在對施工過程進行巡視，并對工程的關鍵部位、關鍵工序的施工過程進行旁站后，根據(jù)施工內容、專業(yè)特點及有關技術標準、規(guī)范進行填寫、補充填寫。

2) 旁站記錄內容應說明:.-負責需旁站部位具體施工的作業(yè)單位,-旁站部位的施工作業(yè)內容，主要施工機械、材料、人員和完成的工程內容等記錄,監(jiān)理人員檢查旁站部位發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，包括施工單位質檢人員到崗情況、特殊工種人員持證情況以及施工機械、材料準備及關鍵部位、關鍵工序的施工是否按(專項)施工方案及工程建設強制性標準執(zhí)行等情況。

六、單位工程竣工驗收資料

單位工程竣工驗收報審資料在單位(子單位)工程完成，施工單位自檢符合竣工驗收條件后，向項目監(jiān)理機構提出竣工驗收申請時形成。一個工程項目含有多個單位工程時則每個單位工程都應填報一次。

七、監(jiān)理資料歸檔、組卷和移交要求

1. 監(jiān)理文件資料應根據(jù)工程特征按單項工程、單位工程及產(chǎn)生時間先后進行組卷，組卷應美觀、整齊,每卷的厚度不宜超過40mm;

2. 卷內文件的排列:文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復,同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開,并按批復在前、請示在后印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

3. 案卷封面應印制在卷盒正表面，亦可采用內封面形式，案卷題名應包括工程建設項目的名稱、單位工程(含分部、分項)名稱及文件名稱，市政基礎設施工程項目還應標明構筑物結構、部位，公路項目要標明起止里程等名稱，案卷題名應能準確反映出案卷的基本內容。

4. 案卷背脊處卷冊號應標明盒內文件所屬卷、冊、分冊，不同卷種文件可分別編寫;

5. 每卷資料的排列順序從上往下依次為:封面一卷內目錄一卷內資料一備考表一封底等。各專業(yè)的施工資料應按相同的順序整理，做到分類、層次清楚、目錄清晰內容齊全、查閱方便。卷內目錄排列在卷內文件首頁之前,并與卷內文件相符。

6. 序號應以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

7. 責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

8. 資料編號應填寫資料形成單位的發(fā)文號或圖紙的圖號或設備、項目代號,資料題名應填寫資料標題的全稱。當資料無標題時，應根據(jù)內容擬寫。標題應加“[”符號。

9. 日期應填寫資料的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期。

10. “年”應用四位數(shù)字表示“月”和“日”應分別用兩位數(shù)字表示。

11. 頁次應填寫資料在卷內所排的起始頁號，最后一份資料應填寫起止頁號。

12. 備注應填寫需要說明的問題。

13. 卷內資料均應按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁碼從“1” 開始，使用打號機打號或不褪色材料書寫，逐張連續(xù)標注。

14. 頁碼編寫位置單面文件在右下角; 雙面文件在正面右下角，背面在左下角折疊后的圖紙一律在右下角。

15. 成套圖紙或印刷成冊的文件材料、白成一卷的，不必重新編寫頁碼案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁碼。

16. 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時不應破壞文件的內容，并應保持整齊、牢固，便于保管和利用。圖紙散裝在卷盒內時,應將案卷封面、目錄、備考表三件裝訂，放在案卷之首圖紙折疊前應按圖框裁剪整齊，折疊成A4幅面。首先沿標題欄短邊方向W形折疊，然后再沿長邊方向以W形折疊。應圖面朝內，圖標、竣工圖章應外露。